Βάλτε σε τάξη τα τυπωμένα και ηλεκτρονικά σας έγγραφα. Παραστατικά, Τιμολόγια, προσφορές και γενικώς αρχεία ( Αρχεία του office, Εικόνες, και έγγραφα ανεξαρτήτου τύπου και χωρητικότητας κλπ ) που συσσωρεύονται καθημερινά. Η εφαρμογή «mydoc.gr/fm» με απλό τρόπο βελτιστοποιεί αποτελεσματικά την καθημερινή ροή εργασίας και αξιοποιεί την εταιρική πληροφορία αρχειοθετεί τα έγγραφα με μαζική επιλογή ανά πελάτη με φίλτρα που βοηθούν στις αναζητήσεις τους όπως : Πότε και σε ποια υπηρεσία κατατέθηκε, ποιος συνεργάτης σας το διεκπεραίωσε, τι αφορά και άλλα χρήσιμα κριτήρια.
Εσείς αρχειοθετείται και αυτόματα ο πελάτης σας έχει πρόσβαση στα παραστατικά και στα αρχειοθετημένα έγγραφα από το δικό του προφίλ – login με δυνατότητα αναζήτησης, με πολλαπλά φίλτρα προβολής από οποιαδήποτε συσκευή ( Η/Υ, TABLET, SMARTPHONE ) χωρίς την δυνατότητα διαγραφής τους.
Τέλος και ο πελάτης σας μπορεί να ανεβάζει έγγραφα ώστε να τα βλέπετε κατηγοριοποιημένα και χαρακτηρισμένα από τον πελάτη σας.
Ξεκινώντας την εφαρμογή εισάγουμε σε οποιοδήποτε browser ( mozilla, crome ) την διεύθυνση http://mydoc/fm/ ενώ οι πελάτες σας έχουν πρόσβαση με το δικό τους Login από την διεύθυνση http://mydoc.gr/fm_customer/
Εισάγουμε τους κωδικούς πρόσβασης που έχουμε παραλάβει και επιλέγουμε το κουμπί ΟΚ
Αυτόματα η εφαρμογή με την είσοδο μας σε αυτήν έχει φτιάξει έναν πελάτη με επωνυμία ΔΟΚΙΜΑΣΤΙΚΟΣ και κάποιες βασικές κατηγορίες αρχειοθέτησης που βλέπετε στην παρακάτω οθόνη σας.
Φυσικά μπορείτε να προσθέσετε ή να μεταβάλλετε κατηγορίες ανάλογα με τις ανάγκες του γραφείου σας. Επίσης για να μην ενημερώνεται τα στοιχεία των πελατών σας έναν έναν, μπορείτε μαζικά μέσω αρχείου excel να εισαχθούν πολύ εύκολα ΜΑΖΙΚΑ τόσο οι πελάτες σας όσο και οι συνεργάτες του γραφείου σας.
Με τα εικονίδια που εμφανίζονται στην παραπάνω φόρμα μπορούμε είτε να εισάγουμε ή να διαγράψουμε ή να επεξεργαστούμε μεταβάλλοντας την περιγραφή μιας κατηγορίας.
Παρόμοια μπορούμε να ενημερώσουμε τους συνεργάτες του γραφείου μας είτε μαζικά μέσω excel είτε έναν έναν όπως εμφανίζει η παρακάτω εικόνα της εφαρμογής.
Αριστερά της εφαρμογής υπάρχει το διαθέσιμο μενού επιλογών όπου ο συνάδελφος επιλέγει την λειτουργία που επιθυμεί.
Για παράδειγμα επιλέγοντας την επιλογή Αρχειοθέτηση εγγράφων μπορούμε πολλά αρχεία μαζί να αρχειοθετηθούν μαζικά και χαρακτηρίζοντας : ποιον πελάτη αφορούν, Ποιος συνεργάτης τα αρχειοθέτησε, ποια κατηγορία αφορούν ( π.χ. ΑΠΔ ) και εάν θέλουμε να εμφανίζονται ως έγγραφα στον πελάτη μας.
Για να αρχειοθετήσουμε τα έγγραφα του γραφείου μας θα επιλέξουμε από το μενού «Αρχειοθέτηση εγγράφων» και το κουμπί «Νέα αρχειοθέτηση» ενημερώνουμε τα πεδία π.χ. Πελάτης ( εισάγοντας μέρος της επωνυμία ή του ΑΦΜ ) και τα λοιπά πεδία καθώς λειτουργούν ως φίλτρα στις αναζητήσεις μας. Τέλος θα επιλέξουμε τα έγγραφά μας επιλέγοντας το κουμπί «Προσθήκη αρχείων». Χωρίς περιορισμό στο τύπο και την χωρητικότητα των εγγράφων μπορείτε να επιλέξετε ( με Ctrl + βελάκι ) πολλά αρχεία μαζί.
Τα έγγραφα αυτά κρυπτογραφημένα αποθηκεύονται και είναι όπως θα δούμε στη συνέχεια εύκολο να αναζητηθούν από εσάς ή τους πελάτες σας ή να αποσταλούν σε τρίτο με email.
Mόλις επιλέξετε τα αρχεία σας αυτά αρχειοθετούνται (αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα) επιλέγοντας το κουμπί «Έναρξη μεταφόρτωσης» και είναι πλέον εύκολο να αναζητηθούν με πολλαπλά κριτήρια αναζήτησης.
Μπορούμε εύκολα να επιλέξουμε την διαγραφή ενός ή πολλών αρχείων ( από το κουμπί με το κάδο ανακύκλωσης ) ή την προσθήκη νέων εγγράφων.
Η αναζήτηση των εγγράφων μας πλέον μπορεί να γίνει εύκολα και με πολλαπλά κριτήρια αναζήτησης είτε επιλέγοντας έγγραφα συγκεκριμένου πελάτη ή και πολλών μαζί. Όπως παρατηρούμε στην παρακάτω οθόνη.
Μπορείτε να επιλέξετε πολλά κριτήρια φίλτρων ( π.χ. θέλω έγγραφα που αφορούν και ΓΕΜΗ και ΙΚΑ ) και στην εμφάνιση της λίστας των εγγράφων να εισάγετε και στο πεδίο «Γρήγορη αναζήτηση» λέξεις ή μέρος λέξης ( με ή χωρίς τόνους το ψάχνει πολλαπλά ) που θέλουμε να αναζητήσουμε.
Εσείς αρχειοθετείτε και μπορούν οι πελάτες σας από δικό τους login να βλέπουν και να κατεβάζουν μόνο τα έγγραφα που εσείς θέλετε ( για προβολή ) στον πελάτη. Σε κάθε περίπτωση ο πελάτης δεν μπορεί να διαγράψει πάρα μόνο έχει την δυνατότητα αναζήτησης και προβολής – κατεβάσματος. Ο πελάτης σας από το δικό του προφίλ έχει την δυνατότητα εκτός της αναζήτησης να ανεβάζει (αρχειοθετώντας) τα δικά του έγγραφα τα οποία χαρακτηρίζονται «αρχειοθετημένα από τον πελάτη σας» και τα βλέπετε αυτόματα και εσείς για τυχόν αλλαγές ή επεξεργασία.
Μπορείτε να επιλέξετε από την λίστα των πελατών την μαζική ( με ένα κλικ ) αποστολή email προς τους πελάτες σας που θα τους ενημερώνει για την νέα υπηρεσία ηλεκτρονικής αρχειοθέτησης που παρέχει το γραφείο σας.
Τέλος εάν χρειαστεί να αποσταλεί ένα έγγραφο από την πλατφόρμα σε τρίτο πρόσωπο αυτόματα ο παραλαβών λαμβάνει το παρακάτω email
Αγαπητέ συνεργάτη
Μπορείτε να επιλέξετε την λέξη ΕΔΩ εισάγοντας τον ειδικό κωδικό πρόσβασης 30 για την προβολή των συνημμένων αρχείων που σας στέλνουμε και αφορά έγγραφα που ζητήθηκαν για την άδεια Πράκτορα στο ΓΕΜΗ.
Στη διάθεση σας για κάθε απορία ή διευκρίνηση.
( Εδώ μπαίνουν αυτόματα τα δικά σας στοιχεία – του Λογιστικού γραφείου σας )
Εάν επιλέξει ο παραλαβών του email την λέξη ΕΔΩ η εφαρμογή θα το παραπέμψει στην παρακάτω οθόνη για να εισάγει τον κωδικό που έλαβε.
Και επιλέγοντας ΟΚ θα δεί τα συννημένα αρχεία
